Szükséges adatok, dokumentumok, igazolások közösségi értékesítésnél

Közösségi ügyleteknél melyek azok a dokumentumok, amelyeket egy új vevő (vállalkozás) esetében az első értékesítéskor, s melyek, amelyeket minden alkalommal szükséges a számla mellé csatolni? A Közösségen belüli értékesítés szabályait az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfatörvény) tartalmazza.

Főszabály szerint [89. § (1)] „Mentes az adó alól – a (2) és (3) bekezdésben meghatározott eltéréssel – a belföldön küldeményként feladott vagy belföldről fuvarozott termék értékesítése igazoltan belföldön kívülre, de a Közösség területére, függetlenül attól, hogy a küldeménykénti feladást vagy a fuvarozást akár az értékesítő, akár a beszerző vagy – bármelyikük javára – más végzi, egy olyan másik adóalanynak, aki (amely) ilyen minőségében nem belföldön, hanem a Közösség más tagállamában jár el, vagy szintén a Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adófizetésre kötelezett, nem adóalany jogi személynek”.

Tehát, ha a vevő rendelkezik közösségi adószámmal és a termék igazoltan elhagyta Magyarország területét, abban az esetben Közösségen belüli értékesítésről beszélünk és a termék áfamentesen kiszámlázható. Ha a vevő úgynevezett áfaalany, akkor már a fenti állítás igaz, azaz ilyenkor nem választhat a szabályok értelmében, kötelező a közösségi adóelszámolás, feltéve, hogy a teljesítési hely szabálya ezt rendeli.

Az adózónak az adó megállapítására egyértelműen alkalmas adónyilvántartással kell rendelkeznie. Ez egyébként végig kíséri az hozzáadott érték adót. Erről az áfatörvény XI. fejezete rendelkezik. A törvény csak egy keretet ad a cégeknek, részletes szabályokat nem sorol fel a bizonylatok és nyilvántartásokkal kapcsolatban.

Ennél részletesebb rendelkezés sem az áfatörvényben, sem a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben nem található a nyilvántartásokkal kapcsolatban. A számviteli politikának nem része a bizonylatkezelési szabályzat. A vállalkozásnak a saját bizonylati rendjét és bizonylati fegyelmét a számviteli törvény 165. §-a szerint kell meghatároznia és betartania.

Természetesen vannak olyan sarokpontok a bizonylati rendben, amelyeket általánosságban is meg lehet fogalmazni.

1.  Amennyiben a vállalkozás Közösségen belül termékértékesítéssel foglalkozik, mindenképpen legyen nyilvántartás a vevők alapadatairól. Ha a vevővel írásbeli szerződést kötnek, ezek az adatok kerüljenek bele a szerződésbe. Nagyon fontos, hogy a vevő közösségi adószáma ellenőrizve legyen és ezt a vállalkozás dokumentálja is. Érdemes kidolgozni egy rendszert arra, hogy ezek az ellenőrzések időszakonként ismétlődjenek. Tehát érdemes a már ismerős, azonosított vevő adószámát időszakonként, félévente-évente újból ellenőrizni, hogy él-e még a közösségi adószáma. Erre egyébként kifogástalanul alkalmasak a céginformációs rendszerek, amelyeken jelölni tudjuk az általunk megfigyelt, megjelölt vállalkozások alakulását. Amennyiben a vállalkozás igényli, az alapító okiratot másolatban elkérheti, de ezek adatai is megtalálhatók a céginformációs rendszerekben. Arról mindenképpen meg kell győződni, hogy akivel az üzlet megkötik, az jogosult a vevő nevében eljárni és jogkörrel rendelkezik a beszerzések intézésére. A személyi okmányok lemásolására speciális szabályok vonatkoznak, azt csak azok betartásával szabad elvégezni (ezeknek a szabályoknak nagyon utána kell nézni, hogy később ebből nehogy jogi kellemetlenség keletkezzen). Fontos az is, hogy a vevő nyilvántartása nem legyen túl bonyolult, a sokféle irat bekérése és másolása átláthatatlanná teheti az egész nyilvántartást. Ami a legfontosabb: a vevőnyilvántartás kezelésének a vállalkozáson belül legyen felelőse.

2.  Az értékesített termék azonosítása is elengedhetetlen. Ehhez készletnyilvántartás szükséges, de méretfüggő a kötelezettség. A Közösségen belüli értékesítés esetében a legfontosabb annak a bizonyítása, hogy az értékesített termék elhagyta Magyarország területét. Ennek legegyszerűbb módja a nemzetközi fuvarlevél alkalmazása (egyéb lehetőségeket lásd később).

3.  Az áfatörvény rendelkezik a számlázás részletes szabályairól. De csak a számla tartalmi és formai kellékeit sorolja fel. Az áfatörvény előírásai szerint semmit nem kell a számla mögé csatolni! Az áfatörvény bízik abban, hogy a vállalkozás olyan belső információs rendszerrel rendelkezik, amelyik nem igényli, hogy a számla mögé bármit is odatűzzenek. Sajnos a magyar adóhatóság nem feltétlen osztja ezt a gondolatot és számtalan kelléket igényel még az ellenőrzések során, akár a szerződéseket, akár a teljesítésigazolásokat, de reméljük a jövőben a szolgáltató adóhatósággal és az adózói minősítéssel ebben változások lesznek. Az információ piramis alján vannak azok a személyek, akinek a dolga a vevőnyilvántartás és a készletnyilvántartás kezelése. Hozzájuk fut be a megrendelés, ők ellenőrzik, hogy a vevő élő-e, a vevő által kívánt termék van-e? Felettük áll az, aki a számlát elkészíti. Ő megkapja az információit, hogy mikor, mi, kinek lett leszállítva, és ő már csak számláz, hiszen joggal feltételezi, hogy az vevőt már ellenőrizték, a terméket tényleg kiszállították. Innen a könyvelés felé továbbítva már csak a számla lesz. A könyvelő feladata, hogy a számlával dokumentált gazdasági eseményt lekönyvelje és a könyvelés eredményéről tájékoztassa a felső vezetést. A vállalkozás alapvető érdeke, hogy ez a rendszer jól fel legyen építve, meglegyenek a felelősei az egyes szinteknek.

Természetesen egy esetleges vezető vagy NAV ellenőrzés nem fogja felkeresni a vállalkozás minden dolgozóját külön-külön, hogy az általa igényelt információkat begyűjtse. Emiatt szükség van arra, hogy a cég belső rendszere úgy legyen felépítve, hogy egy termék útja a beszerzéstől az értékesítésig is könnyen lekövethető legyen. A keresett bizonylatok gyorsan az ellenőrző szerv rendelkezésére álljanak, a törvény által előírt szabályoknak megfelelően, hitelesen igazolják az adott gazdasági eseményt.

Amennyiben egy NAV ellenőrzés nem találja megfelelőnek a számára benyújtott iratokat, mert azok nem támasztják alá hitelt érdemlően a gazdasági eseményt (például a vevőről kiderül, hogy a közösségi adószáma már nem él, vagy a termék nem hagyta el Magyarország területét), abban az esetben megkérdőjelezheti az értékesítés adómentes voltát, a gazdasági esemény áfatartalmát adóhiányként megállapíthatja és adóbírsággal sújthatja a vállalkozást.

Akkor nézzük a területi hatály alól kikerülés lehetőségeit, hogyan tud a termék kikerülni, a teljesség igénye nélkül, gondolatébresztésként.

Vevő kiszállítással, Harmadik személy, fuvarozó által, ami költséges, Eladó saját maga szállítja ki. Ezeket hogyan is tudjuk igazolni?

Az áfatörvény 89. §-ának(1)bekezdése szerint mentes az adó alól -a (2) és (3) bekezdésben meghatározott eltéréssel – a belföldön küldeményként feladott vagy belföldről fuvarozott termék értékesítése igazoltan belföldön kívülre, de a Közösség területére, függetlenül attól, hogy a küldeménykénti feladást vagy a fuvarozást akár az értékesítő, akár a beszerző vagy bármelyikük javára más végzi, egy olyan másik adóalanynak, aki (amely) ilyen minőségében nem belföldön, hanem a Közösség más tagállamában jár el, vagy szintén a Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adófizetésre kötelezett, nem adóalany jogi személynek.
Az áfatörvény e rendelkezése értelmében az adómentesség alkalmazásának feltétele többek között,  hogy az értékesített termék Magyarország területét elhagyja, de azt a Közösség területére [áfatörvény 4. § (2) bekezdés] szállítsák, és mindezt a termék értékesítője hitelt érdemlő módon igazolja.

Az adóalany igazolási kötelezettségét az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (a továbbiakban: Art.) 99. §-ának (2) bekezdése írja elő. E szabály szerint, ha az adózót adómentesség, adókedvezmény illeti meg, ezt okirattal vagy más megfelelő módon köteles bizonyítani.

Főszabályként [Art. 97. § (4) bekezdés] az ellenőrzés során a tényállást az adóhatóság köteles tisztázni és megállapításait bizonyítékokkal alátámasztani, azonban bizonyos, a törvény által meghatározott esetekben a bizonyítási teher megfordulhat.

Ennek egyik példája, amikor az adózót megillető adókedvezmény, vagy adómentesség jogszerű igénybevételének bizonyításához a törvény az adózóbizonyítási kötelezettségét írja elő.

A hitelt érdemlő igazolás módja – a helyzettől függően – változhat.

Mi fogadható el kiviteli igazolásként?

Egy ügylethez kapcsolódó igazolás származhat a felektől és/vagy a felektől különböző harmadik személyektől. Az mindenképpen leszögezhető, hogy egy igazolás bizonyító ereje annál nagyobb, minél inkább a felektől független, harmadik személytől származik. Ez persze nem jelenti azt, hogy automatikusan kizárható az olyan igazolási mód, amely a felektől származik, hiszen amennyiben az eset összes körülményeinek vizsgálata során látható, hogy a termék igazoltan átkerült más tagállamba, akkor az adóhatóság az értékesítést, amennyiben annak áfatörvény szerinti összes feltétele fennáll, elfogadja adómentesként.

Általánosságban azonban elmondható, hogy az esetek legnagyobb hányadában a hitelt érdemlő igazoláshoz szükség van valamely harmadik személy(ek)től származó, a kiszállítás megtörténtét igazoló hiteles dokumentumra.

Alapvetően a kivitel hitelt érdemlő igazolásaként elsősorban a CMR fuvarokmány szolgálhat, ha a mögöttes jogszabály (például a „Nemzetközi Közúti Árufuvarozási Szerződésről” szóló, Genfben, az 1956. évi május hó 19. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről szóló 1971. évi 3. törvényerejű rendelet) a fuvarokmány kiállítását kötelezővé vagy lehetővé teszi.

Természetesen, amennyiben a közösségi értékesítést teljesítő fél CMR nélkül is egyéb módon, hitelt érdemlően igazolni tudja, hogy a termék az értékesítést követően más tagállamba átkerült, akkor az is elfogadható.

Ugyanakkor fontos leszögezni, hogy a fuvarokmány megléte pusztán azt a körülményt támasztja alá, hogy a fuvarozó az árut a feladótól átvette. A fuvarokmány elsődleges funkciója a feladott áruval kapcsolatos polgári jogi felelősségi szabályok rendezése, mint arról például a „Nemzetközi Közúti Árufuvarozási Szerződésről” szóló, Genfben, az 1956. évi május hó 19. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről szóló 1971. évi 3. törvényerejű rendelet 9. cikke rendelkezik.

Az áfatörvény 89. §-ának (1) bekezdése az adómentes értékesítés feltételeként határozza meg, hogy a terméket igazoltan más tagállam területére fuvarozzák el. Maga a fuvarlevél önmagában kizárólag azt igazolja, hogy a feladó és a fuvarozó a fuvarozási szerződést megkötötték és a fuvarozó az árut átvette, ugyanakkor nem bizonyítja hitelt érdemlően, hogy az áru a rendeltetési helyre meg is érkezett.

Éppen ezért önmagában a fuvarokmány nem feltétlenül elegendő az elfuvarozás tényének igazolására, hanem ahhoz, hogy egy közösségi értékesítést az általános forgalmi adó rendszerében adómentesnek tekinthessünk, szükséges a címzettnek az átvételt igazoló nyilatkozata is, hiszen így bizonyítható hitelt érdemlő módon annak ténye, hogy a terméket nem csak feladták, hanem  a fuvarozás befejeződött, és ez által teljesült az áfatörvény azon feltétele, hogy a termék igazoltan másik tagállamba átkerült. A vevő átvételt igazoló nyilatkozata szerepelhet a CMR-re felvezetve, de nincsen akadálya annak, hogy a vevő külön dokumentumban nyilatkozzon arról, hogy a termék a rendeltetési helyre megérkezett.

Azokban az esetekben, amikor a fuvarokmány kiállítására nincs lehetőség, így például, ha az eladó vagy a vevő a terméket saját fuvareszközével viszi ki más tagállamba, azaz nem bíz meg fuvarozót, szóba jöhet más hitelt érdemlő igazolás. Ha a mögöttes jogszabály a fuvarokmány kiállítását kötelezővé vagy lehetővé teszi, de annak megszerzése a vevőtől csak különös nehézségek árán lehetséges vagy indokolatlanul nagy költséggel jár, akkor ez esetben is lehetőség van más hitelt érdemlő igazolásra.

Az előbbiekben említett esetekben az egyéb igazolások akkor fogadhatók el hitelt érdemlő igazolásként, ha az igazolások tartalmából és rendeltetéséből egyértelműen kitűnik a kiszállítás ténye.

A fuvarokmányon kívüli más igazolás elsősorban abban az esetben igazolja hitelt érdemlően a kivitel tényét, ha az a felektől eltérő személytől származik. A nemzetközi gyakorlatot is figyelembe véve a kiviteli igazolásokat két csoportba lehet sorolni:

− hivatalos okmányok vagy közokiratok (a kivitelt vagy a más tagállamba történő megérkezést hatóság vagy közjegyző igazolja),

− kereskedelmi okmányok (különös tekintettel a felektől eltérő személy által kibocsátott kereskedelmi okmányok).

A felektől eltérő független személy által kibocsátott kereskedelmi okmányok különösen:

♦ a célország raktára által kibocsátott raktári átvételi elismervény (vagy a raktározási szerződés) vagy beraktározási okmány, amely tartalmazza a beraktározott termékeket fajta, mennyiség, érték és darabszám szerinti bontásban;

♦ a célország szaktestülete (például kereskedelmi vagy iparkamara) által kibocsátott igazolás;

♦ amennyiben a szerződéshez bankgarancia vagy akkreditív kapcsolódik, akkor azon okmányok, amelyeket ilyen esetben a bank elfogad;

♦ a célországban ügyvédi letétbehelyezésről szóló jegyzőkönyv vagy más igazolás;

♦ más – megbízható harmadik személyektől származó – igazolás.

Léteznek azonban olyan helyzetek is, amikor nemcsak a fuvarokmány, de a harmadik személytől származó igazolás beszerzése is nagyobb nehézségekbe ütközik, illetve aránytalanul nagy költséggel jár a felek számára (például a vevő nem helyezi a terméket raktárba, így raktári átvételi elismervénye nem is lehet, a más tagállamba kivitt termék alacsony értéke nem indokolja az ügyvédi letétbehelyezést, az eladó vagy a vevő saját fuvareszközzel viszi ki a terméket más tagállamba stb.).
Az értékesítés adómentességét megalapozó kivitel igazolásának lehetőségét azonban ilyen helyzetekben sem lehet automatikusan kizárni. Ha az eladó rendelkezik olyan igazolással, amelyből az eset összes körülményeit is figyelembe véve (arra lehet következtetni) meg lehet állapítani, hogy a termék kikerült más tagállamba, akkor a szóban forgó igazolás a felektől is származhat. Különös méltánylást érdemlő esetekben a vevő a termék más tagállamba történő megérkezés tényét igazoló – nyilatkozata is elfogadható.

Általánosságban elmondható, hogy a vevő erre irányuló nyilatkozatának bizonyító ereje nagyobb, ha a vevő rendelkezik belső ellenőrzési rendszerrel, amely kellőképpen kizárja a valótlan tartalmú igazolások kibocsátásának lehetőségét (például a vevő működése során könyvvizsgálót vesz igénybe stb.).

Úgyszintén nagyobb a bizonyító ereje a vevői nyilatkozatnak, ha az eladó maga is meggyőződött a kiszállítás tényéről (például az eladó maga elfuvarozza a terméket más tagállamba).

A vevő nyilatkozatából ki kell tűnnie, hogy a termék kiszállítása más tagállamba már megtörtént.

A vevő azon szándéknyilatkozata, hogy az értékesítést követően a terméket más tagállamba kívánja kiszállítani, nem fogadható el kiszállítási igazolásként, mert az nem a tényleges kiszállítást, hanem csupán annak szándékát igazolja.

Ha rendelkezésre áll az összes szükséges igazolás, akkor kijelenthető-e, hogy az értékesítés biztosan adómentes?

A fuvarokmánynak vagy más igazolásnak az eset összes körülményei figyelembevételével kell alkalmasnak lennie arra, hogy hitelt érdemlő módon igazolja a termék más tagállamba történő megérkezését.

Mit jelent az, hogy a bizonylat, irat hitelt érdemlő módon igazolja a termék kiszállítását?

Ennek a kritériumnak az igazolás akkor tesz eleget, ha az formailag megfelelő, azaz szabályosan kitöltött, az abban szereplő adatok egyértelműen azonosíthatóak, ellenőrizhetőek, valóságtartalmuk alátámasztott, és más igazolások adattartalmával egybevethetőek, alátámasztottak. Így például nem alkalmas a kiszállítás igazolására az olyan igazolás, fuvarokmány, amely a szállításra vonatkozó releváns adatokat a fuvarlevél kitöltésére vonatkozó szabályok szerinti részletezésben nem tartalmazza (például feladó, átvevő adatai, áru átvételének, kiszolgálásának pontos helye). Ugyanígy nem alkalmas a kiszállítás igazolására az olyan fuvarokmány, amely ugyan minden szükséges adatot tartalmaz, azonban az azon feltüntetett adatok valótlannak bizonyulnak, s ilyen módon az okmány hitelessége megdől.

Amennyiben az adóalany olyan fuvarokmányt vagy más igazolást csatol, amely az előbbiekben említett formai feltételeknek ugyan megfelel, de az eset összes körülményei alapján mégsem állapítható meg hitelt érdemlő módon, hogy a termék más tagállamba került (például az adóhatóság tudomására jut, hogy a beraktározási okmányt kibocsátó raktár alapterületén fizikailag nem fér el az áru), akkor a szóban forgó igazolás szintén nem alkalmas az áfatörvény 89. §-ában meghatározott joghatás kiváltására.

Elképzelhető olyan eset is, hogy az adózó az itt felsorolt összes igazolással rendelkezik, azonban az eset összes körülményeiből nem állapítható meg, hogy a kiszállítás megvalósult (például az igazolást kibocsátó ellen közokirat-, illetve magánokirat hamisítás gyanúja miatt büntetőeljárás indul).

Ennek az ellenkezője is igaz: előfordulhat olyan eset is, amikor az adóalany egyetlen kereskedelmi okmánnyal is hitelt érdemlő módon igazolja a kiszállítás tényét.

Annak érdekében, hogy a fuvarokmány vagy más igazolás hitelességét (pontosabban a kivitel megtörténtét) meg lehessen vizsgálni, az adóhatóság kiegészítő igazolásokat kérhet.

Milyen adatokat tartalmaz a felektől és/vagy a felektől különböző személytől származó kereskedelmi okmány?

Az előbbiekben felsorolt okmányoknak minden esetben tartalmazniuk kell:

♦ a tulajdonos nevét, címét, adószámát;

♦ az igazolás tárgyául szolgáló termékek fajtát, mennyiség, érték és darabszám szerinti bontásban;

♦ a rendeltetési hely megjelölését;

♦ a kiléptetés tényét igazoló kiegészítő igazolásokat.

A kiegészítő kereskedelmi és egyéb igazolások az eddig ismertetett igazolási módok mellett (de nem helyettük) elősegítik a kiléptetés tényének igazolását. A kiegészítő kereskedelmi és egyéb igazolások önmagukban csak különösen indokolt esetben szolgálhatnak a kivitelt hitelt érdemlő módon igazoló dokumentumnak.

A kiegészítő igazolások lehetnek különösen:

a) a vevő megrendelése (melyen a célállomás is szerepel), illetve a vevő által érkeztetett szállítólevél, esetenként a vevő továbbértékesítési bizonylata,

b) a felek közötti szerződések,

c) az adóalanyok közötti levelezés,

d) a számla másolata,

e) a teljesítési igazolás,

f) a vevő átvételi nyilatkozata,

g) a rakományjegyzék,

h) amennyiben a kereskedelmi gyakorlatban normális körülmények között ez szokásos, a  szállítmány biztosítása,

i) a pénzügyi teljesítés igazolása (banki bizonylatok),

j) amennyiben az adott szektorban közismerten elő forduló adócsalási kockázatok miatt ez indokolt (például számítástechnikai alkatrész-kereskedelem), a vevő megbízhatóságának, teljesítőképességének valószínűsítésére irányuló dokumentáció,

k) ha közúton viszik az árut, a gépjármű rendszáma,

l) ha konténerben szállítják, a konténer száma,

m) ha az eladó saját fuvareszközével viszi ki a terméket:

♦ saját menetlevele,

♦ az eladó cégen belüli írásbeli felszólítása a szállításra,

♦ a vevő által kiállított átvételi elismervény,

♦ útnyilvántartás,

♦ külföldi tankolás bizonylata, autópálya-illetve autóút-díj megfizetését igazoló számla, kompjegy).

Ha a vevő saját fuvareszközével viszi ki a terméket:

♦ írásbeli megrendelés a vevőtől, amelyen a vevő neve, címe, adószáma és a célállomás is szerepel,

♦ a gépjármű rendszáma.

Felektől független harmadik személytől származó igazolások:

a független fuvarozó cégek menetlevelei,

♦ a fuvarozást végző gépkocsivezető nyilatkozata az áru kiszállítására vonatkozóan,

♦ a TIR engedéllyel rendelkező kamion GPS rendszerben rögzített, internetről letöltött és kinyomtatott (az adóhatóság által is letölthető és kinyomtatható) útvonala,

♦ másik tagállam adóhatóságának a szállító eszközre kivetett különféle (a magyar súlyadóval azonos tartalmú) adó megfizetését igazoló iratai,

♦ külföldi tankolás bizonylata, autópálya-, illetve autóút-díj megfizetését igazoló számla, kompjegy,

♦ a határátlépésnél a Magyar Közút Kht. tengelysúly mérő állomás hatósági mérlegelési jegye,

♦ vasúton történő szállítás esetén MÁV által kiállított bizonylat,

♦ postai vagy csomagküldő szolgáltatók által kiállított bizonylat.

Az eladó miként követelheti a kiszállítást igazoló okmányokat a vevőjétől?

Gyakran előfordul, hogy az eladónak nincsen ráhatása a vevőre a kiszállítást igazoló okmányok megszerzése tekintetében.

Ez a probléma ugyanakkor áthidalható, ha az eladó a vevővel történő szerződéskötés során egyik szerződési feltételként rögzíti a fuvar-és/vagy egyéb okmányok visszajuttatását, illetve ha az általános forgalmi adó összegének megfelelő óvadékot kér a vevőjétől arra az esetre, ha az okmányokat nem kapja vissza időben.

Hasonlóképpen célszerű eljárni más, a vevőtől, illetve harmadik személytől származó igazolás esetén is.

Összegezve: a vállalkozás érdeke, hogy olyan nyilvántartási és információs rendszert állítson fel, amelyek megfelelnek a törvény adta kereteknek, és segítségével könnyen és gyorsan ki tudja elégíteni a vezetői és NAV ellenőrzések igényeit is, megfelel az eredethitelesség, a tartalom sérthetetlenség szabályainak.

Forrás: www. adozona.hu

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

7 + 16 =